Sisällönhallinnan haasteet
Sisällönhallintajärjestelmä voi olla oma erillinen ohjelmansa, mutta useimmiten se on www-selaimella toimiva sovellus, joka toimii paikasta ja käytettävän koneen ohjelmista riippumatta. Sisällönhallintajärjestelmä eli CMS tulee sanoista Content Management System. Usein siitä käytetään myös nimitystä julkaisujärjestelmä tai hallintajärjestelmä.
Toiminnallisuudet
Tärkein hankintaperuste ovat monipuoliset toiminnallisuudet. Sisällönhallintajärjestelmän tulee vastata kaikkiin vaatimuksiin, mutta se on myös hankintahetken tarpeita monipuolisempi ja pystyy vastaamaan tulevaisuudessa uusiin haasteisiin.
Hyvä sisällönhallintajärjestelmä on rakennettu moduuleista. Asiakas voi valita vain tarvitsemansa ominaisuudet eikä hänen tarvitse maksaa ylimääräisistä ominaisuuksista. Moduulien myötä asiakkaan tulee saada myöhemmin käyttöönsä uusia ominaisuuksia helposti.
Tärkeää on myös, että asiakas saa käyttöönsä häntä parhaiten palvelevat toiminnallisuudet. Pystyykö valittu sisällönhallintajärjestelmä tarjoamaan täysin personoidut moduulit tehostamaan asiakkaan toimintaa ilman kompromissejä?
Hinta
Yleensä helpoin vertailukriteeri on hinta. Hintaa voi olla vaikea vertailla jos mietitään kuukausihintaa mahdollisine jatkuvine tuki- tai ylläpitokustannuksineen ja kertahintaa. Piileviä kuluja ovat esimerkiksi koulutukseen ja järjestelmän opetteluun kuluvat resurssit. Oleellisesti hintaan vaikuttaa myös tarvittavien ominaisuuksien määrä.
Käytetyt tekniikat
Myös tekniikan huomioiminen on tärkeää. Pitää tietää esimerkiksi millaiselle palvelimelle valittu hallintajärjestelmä voidaan asentaa tai onko sivuston toiminnallisuuden kannalta joitain erikoistarpeita, jotka pitäisi huomioida. Valitun järjestelmän tulisi olla tehty yleisimmillä tekniikoilla, jolloin sivuston mahdollinen siirto toiselle palvelimelle ei aiheuta ongelmia.
Päivittäisiä toimintoja helpottavaa toimintaa on sisällönhallinnan integroiminen yrityksen muihin tietojärjestelmiin. Voidaanko esimerkiksi verkkokaupan tilaus siirtää toiminnanohjausjärjestelmään hiiren klikkauksella vai pitääkö kaikki tilauksen tiedot kopioida erikseen käsin toiseen järjestelmään?
Entäpä jos hallinnan käyttö lopetetaan? Hyvä hallintajärjestelmä ei sido hallintaa ja julkisia toimintoja liiaksi toisiinsa. Joissain hallintajärjestelmissä julkiset sivut sijaitsevat samalla palvelimella hallinnan kanssa, eivätkä toimi ilman sopimusta hallintajärjestelmän tarjoajan kanssa.
Ratkaisu haasteisiin
On vaikea sanoa, mikä olisi paras sisällönhallintajärjestelmä. Omat tarpeet ratkaisevat ja oleellista onkin löytää niiden haasteisiin parhaiten vastaava järjestelmä.
Olemme kehittäneen Utopia CMS -sisällönhallintajärjestelmän vastaamaan juuri näihin monipuolisiin ja muuttuviin haasteisiin. Lue lisää Utopiasta osoitteessa www.utopiacms.fi.